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【法務】電子提供制度における招集通知モデル・書面交付請求対応指針、制定─全株懇

去る10月21日、全国株懇連合会は「電子提供制度における招集通知モデル(電子提供措置事項の一部を含んだ一体型アクセス通知)」(以下、「本モデル」という)および「書面交付請求対応指針」(以下、「本指針」という)を制定した。
2019年公布の改正会社法により導入された株主総会資料の電子提供制度が、2022年9月1日に施行されたことに伴うもの。

■電子提供制度における招集通知モデル

会社法改正に伴い、会社は株主に対して発出する招集通知(アクセス通知)および電子提供措置事項の作成の対応を行うこととなるが、招集通知(アクセス通知)に記載すべき事項は、その一部の内容が電子提供措置事項と異なるものの、その多くは重複している。
書面交付請求を行った株主に対しては、招集通知(アクセス通知)に加えて電子提供措置事項を記載した書面を送付するところ、両書面を別個の書面として送付すると、当該株主にとっては重複感があることになる。
そこで、招集通知(アクセス通知)の記載内容と電子提供措置事項のうち、株主総会の日時・場所、目的事項等を定めた会社法298条1項の記載部分を網羅した「一体型アクセス通知」を作成し、書面交付請求を行っていない株主にはこれを送付し、書面交付請求を行った株主には、これに交付書面の他の部分を添付して送付することが考えられる。本モデルは、その具体例として制定された。
参考として、一体型ではない「招集通知モデル(アクセス通知)」のモデルも掲載されている。

■書面交付請求対応指針

会社法改正に伴い、株主は会社に対して電子提供措置事項を記載した書面の交付を請求(以下、「書面交付請求」という)することができる(会社法325の5①)ことになった。
株主からの書面交付請求の方法については、会社法上特段定められていない。一方、電話等での口頭による書面交付請求を認めると、会社として事後的に書面交付請求の有無を確認することが困難となることが懸念される。
そこで、全株懇は、2022年4月に、書面交付請求の確実な受付手続を行うという観点から、その方法を書面に限定することとした株式取扱規程モデルの改正を行った(「株主総会資料の電子提供制度に係る株式取扱規程モデルの改正について」)。
これを踏まえて、書面交付請求についての実務対応上の留意点等を明確にするために本指針が制定された。
構成は主に次のとおり。

  • 書面交付請求権の法的性格

  • 書面交付請求の方法

  • 会社へ直接書面交付請求があった場合

  • 書面交付請求の効力発生日

  • 書面交付請求の行使期限

  • 合併等の組織再編が行われた場合の取扱い

  • 基準日後の書面交付請求への対応


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